Comment envoyé un mailing PDF dans incadea.dms?

1          Généralités

Il est parfaitement possible d'envoyer directement des documents générés dans incadea.dms au client via e-mail, comme par ex. des factures, des sommations, des notes de crédit, etc. Vous n'avez même pas besoin de lien direct avec Outlook à cet effet. 

Avant de pouvoir poursuivre, vous devez configurer plusieurs éléments dans incadea.dms.

2          Paramètres

2.1        SMTP Mail Setup

Departments/Administration/Application Setup/Data Exchange/Administration/SMTP Mail Setup

Vous devez procéder ici aux réglages afin de permettre l'envoi d'e-mails à l'arrière-plan.

Si on travaille avec Office 365 comme exchange server, il faut configurer une adresse e-mail comme « Code d'utilisateur » qui possède des droits de gestion. Il peut s'agit d'une adresse e-mail d'un utilisateur.

 

2.2        E-mail Messages

Departments/Administration/Application Setup/General Setup/E-mail/E-mail Messages

Il faut procéder ici aux réglages concernant l'e-mail qui sera envoyé.

Si vous voulez créer un nouveau message ou adapter un message existant, un écran s'ouvre avec les champs suivants :

 Document : dans ce champ, vous pouvez indiquer pour quel type de document l'e-mail va être établi. Valeurs possibles (en ce moment) :

o Posted Sales Invoice Parts : facture validée de pièces de rechange

o Posted Sales Cr. Memo Parts : note de crédit validée de pièces de rechange

o Issued Reminder : sommation envoyée

o Posted Sales Shipment Parts : expédition validée de pièces de rechange

o    WMS Parts Sales Shipment : recueil de bons de livraison groupés par client, qui est imprimé depuis l'écran WMS Parts Sales Shipment

o Posted Sales Invoice Parts : factures de vente de véhicule validées

o Posted Sales Cr.Memo Vehicle : notes de crédit de vente de véhicule validées

o Posted Sales Shipment Vehicle : livraisons de vente de véhicule validées

o Posted Service Shipment : livraisons d'atelier validées

o Posted Service Sales Invoice : factures de vente d'atelier validées

o Posted Service Sales Credit Memo : notes de crédit de vente d'atelier validées

 From Address : si ce champ est rempli, cette adresse e-mail sera toujours utilisée pour l'expéditeur, et la réponse éventuelle du destinataire sera toujours envoyée à cette adresse e-mail. Si ce champ n'est pas rempli, l'adresse e-mail de l'utilisateur connecté sera utilisée pour l'expéditeur.

 From Name : si ce champ est rempli, il sera utilisé pour le nom de l'expéditeur de l'e-mail. Si ce champ n'est pas rempli, le nom complet de l'utilisateur connecté sera utilisé comme nom de l'expéditeur

 Subject : vous sélectionnez ici un code de texte standard/vous créez un code de texte standard, dans lequel est placé le texte qui est utilisé comme objet de l'e-mail.

 Body : vous sélectionnez ici un code de texte standard/vous créez un code de texte standard, dans lequel est placé le texte qui est utilisé comme contenu de l'e-mail

 BCC : dans ce champ, vous placez l'adresse e-mail devant recevoir une copie de chaque e-mail de ce type.

Edit in Outlook : si ce champ est coché, vous avez la possibilité d'ouvrir d'abord dans Outlook l'e-mail créé et de l'adapter avant d'envoyer l'e-mail.

 Type of Attachment : le document peut être imprimé en 3 formats, pour être ensuite envoyé comme annexe à l'e-mail. Ce champ est configuré par défaut sur PDF. D'autres possibilités sont Word et Excel

 Default Attachment : si ce champ est configuré avec les conditions de vente, par ex., celles-ci seront jointes comme dernière page au document. Ce fichier doit être un PDF, et sera uniquement joint si le « Type of Attachment » est PDF. Ce fichier doit être disponible via le réseau. Il est conseillé de le sauvegarder dans un dossier central sur le serveur.

 Stationary Paper : si ce champ est configuré avec le papier à lettres sur lequel le document est normalement imprimé, ce papier à lettres sera joint comme arrière-plan de l'annexe. Ce fichier doit être un PDF, et sera uniquement joint si le « Type of Attachment » est PDF. Ce fichier doit être disponible via le réseau.

Send Copy of Invoices : uniquement d'application pour les sommations. Si ce champ est coché, les factures et/ou notes de crédit figurant sur la sommation seront jointes comme annexes à l'e-mail.

Avec les textes standard pour l'objet et le contenu de l'e-mail, il est possible d'utiliser des variables standard, qui sont remplacées lors de la création de l'e-mail par les valeurs correspondantes du document qui est envoyé par e-mail.

Via le bouton « Info », il est possible de consulter ces variables standard :

 

Sous « Naviguer », il est possible d'aller dans les réglages des textes standard pour l'objet et le contenu de l'e-mail.

 

Ici, il est possible de configurer les textes standard en différentes langues, et éventuellement pour une période donnée.

 

 

2.3        Adresse e-mail de l'expéditeur

Departments/Administration/IT Administration/Users/User Setup

Dans les paramètres d'utilisateur, il faut configurer 2 champs pour chaque utilisateur :

  • E-mail
  • Full Name

Ces 2 champs sont utilisés comme informations de l'expéditeur dans l'e-mail, si aucun expéditeur n'a été configuré pour le document.

2.4        Adresses e-mail fiche de client

Sur la fiche de client, il faut configurer par type de document 1 ou plusieurs adresses e-mail via l'action« Mailing Addresses »

Un e-mail pourra uniquement être envoyé si une adresse e-mail est configurée ici pour le type de document. On ne tient pas compte du champ « e-mail » sur la fiche de client !

Si plusieurs adresses e-mail doivent être configurées, elles doivent être séparées par un « ; » (point-virgule).

 

3          Envoyer un e-mail

3.1        Processus d'enregistrement d'une commande de vente/d'une facture de vente/d'une note de crédit de vente

L'action « Post and Email » a été ajoutée. Elle est similaire à « Post and Print » mais au lieu d'imprimer le document, celui-ci sera envoyé par e-mail.

Si vous utilisez cette action dans la commande de vente, la facture ou l'expédition sera envoyée par e-mail en fonction de ce qui est effectivement enregistré.

Avec « Combine Shipments », l'expédition sera envoyée par e-mail, et si « Ship and Invoice » est coché, c'est la facture qui sera envoyée par e-mail. À condition chaque fois qu'une adresse e-mail soit configurée pour le client pour l'expédition et la facture.

3.2        Facture/note de crédit/expédition validée

Une action « E-mail » a été ajoutée pour envoyer le document par e-mail avec les factures/notes de crédit/expéditions validées.

 

 

L'écran suivant va alors s'ouvrir :

Le contenu de l'e-mail est déjà visible et peut encore être adapté si nécessaire. L'annexe peut également être ouverte depuis ici.

Le champ « Edit in Outlook » sera coché ou décoché sur la base des réglages des « E-mail messages », mais il peut aussi être adapté ici pour l'envoi par e-mail du document spécifique. Une fois que l'e-mail a été envoyé, le message suivant sera aussi affiché :

 

3.3        Batch e-mail

Avec les factures validées/notes de crédit/réceptions dans l'aperçu, une action« Batch e-mail » a été ajoutée.

Elle permet d'envoyer différents documents en une seule fois, sur la base de filtres introduits.

Les filtres introduits dans l'aperçu sont repris à l 'écran suivant qui s'ouvre :

Un e-mail est alors envoyé par document.

Avec le batch e-mail, le réglage « Edit in Outlook » ne sera pas d'application, même s'il est configuré sous « E-mail Messages » pour le document.

Un écran de progression s'affiche pendant l'envoi des e-mails :

3.4        Sommations

3.4.1        Envoyer

Lors de l'envoi de sommations, une option a été ajoutée « Envoyer un e-mail ». Si ce champ est coché, et si une adresse a été configurée pour le client, pour le type de document « Issued Reminder »,, la sommation sera envoyée par e-mail. S'il n'y a pas de configuration de l'e-mail et si le champ « Print » est aussi coché, la sommation sera imprimée.

Si sous « E-mail messages », pour le type de document « Issued Reminder », le champ« Send Copy of Invoices » est coché, les factures/notes de crédit concernées par la sommation seront également jointes en annexe à l'e-mail. Les factures sont placées dans 1 fichier, et les notes de crédit aussi. Si une annexe et/ou un papier à lettres standard sont configurés pour les factures et les notes de crédit, ils sont également joints aux fichiers.

Un écran de progression s'affiche pendant l'envoi des sommations :

 

3.4.2        Envoyer par e-mail les sommations envoyées

2 actions ont été ajoutées dans l'aperçu des sommations envoyées :

E-mail : envoyer 1 sommation par e-mail

Batch e-mail : envoyer plusieurs sommations simultanément

Si vous exécutez l'action « E-mail », l'écran suivant s'ouvre :

L'e-mail est déjà créé sur la base des réglages, mais vous avez toujours la possibilité d'y apporter des modifications, et de cocher éventuellement « Edit in Outlook » afin de pouvoir ouvrir le message dans Outlook pour l'adapter, en y ajoutant par ex. encore des annexes.

Pendant l'envoi de l'e-mail, un écran s'ouvre afin que l'utilisateur sache qu'un e-mail est envoyé à l'arrière-plan. Pour une sommation, cela peut prendre un peu plus de temps si les factures/notes de crédit sont aussi envoyées en annexe et s'il y a beaucoup de factures/notes de crédit qui figurent sur la sommation.

Un message apparaît après l'envoi de l'e-mail :

Avec « Batch e-mail », les filtres à l'écran sont repris, mais il est encore possible d'introduire d'autres filtres.

S'il existe pour le client de la sommation une configuration pour le type de document « Issued Reminder », un e-mail est envoyé par sommation. Sinon, rien n'est exécuté pour la sommation.

Avec le batch e-mail, le réglage « Edit in Outlook » ne sera pas d'application, même s'il est configuré sous « E-mail Messages » pour le document.

Un écran de progression s'affiche pendant l'envoi des e-mails :

 

 

3.5        WMS Parts Sales Shipment

À l'écran « WMS Sales Order Worksheet »les Bons de livraison » sont imprimés groupés par client sur la base de filtres à l'écran.

Une action a été ajoutée pour envoyer aussi ces« Bons de livraison » par e-mail si, pour le client, un e-mail a été configuré pour le type de document« WMS Parts Sales Shipment ».

Les bons de livraison sont toujours imprimés.

Un écran de progression s'affiche pendant l'impression/l'envoi par e-mail :

 

 

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