Comment receptioner les pièces par le scanner?

 

 Avant de pouvoir scanner les pièces, vous devez d'abord créer un document de confirmation d'achat. la manière pour le créer est marque specifique. Cliquez sur le lien ci-dessous pour obtenir le manuel.

 

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3          Se connecter dans le scanner

Démarrez le scanner et connectez-vous avec les données de connexion que vous avez reçues.

OU

Scannez le code QR personnel que vous avez reçu. À cet effet, appuyez sur la touche à droite.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vous arrivez dans le tableau de bord. Ici, vous pouvez choisir ce que vous allez faire.

  • Consulter le stock
  • Retirer des pièces des étagères
  • Recevoir des pièces
  • Recevoir des paquets (à la livraison de pièces, les pièces plus petites sont emballées dans 1 boîte. Vous pouvez ainsi vérifier si vous avez reçu tous les paquets qui ont été envoyés par le fournisseur).
  • Dresser l'inventaire

 

 

 

4          Recevoir des pièces

  • Cliquez sur « Réception »
  • Scannez les codes-barres des pièces. À cet effet, appuyez sur le bouton à droite du scanner.

 

  • Remplissez le nombre et appuyez sur «Registrer »

 

  • Cliquez sur ajoutez pour scanner plusieurs pièces. (Vous pouvez appuyer sur les deux boutons sur le scanner)

Lorsque vous avez fini de scanner, vous appuyez sur « Klaar met scannen ». Un message comme quoi les pièces ont bien été reçues, apparaît. Dans incadea.dms, vous trouverez une liste des pièces reçues en vue de son traitement ultérieur.

Faites-le régulièrement si vous scannez de grandes quantités, vous aurez moins de risques de perdre des pièces scannées si une anomalie devait se produire.

5          Introduire manuellement le numéro de pièce

 Vous avez un code-barres qui n'est pas lisible ou vous rencontrez des problèmes lors du scannage de la pièce ? Vous pouvez également l'introduire manuellement.

Retournez au menu principal et appuyez sur l'icône de l'appareil photo.

Vous pouvez introduire ici le code manuellement. Appuyez sur OK

 

Le scanner reconnaît la pièce. Remplissez la quantité et appuyez sur régistrer.

 

 

 

 

6          Traitement et contrôle des pièces scannées dans incadea.dms

Le magasinier doit contrôler si les pièces reçues via le bon de livraison numérique ont aussi été livrées effectivement. Il se peut par exemple que le fournisseur ait préparé les pièces, mais qu'en raison de circonstances, il n'y a plus de place dans le camion et qu'elles seront livrées plus tard.

Le magasinier peut tout vérifier via WMS Put Away. Vous retrouverez cette liste via une recherche dans la barre de recherche en haut à droite ou via Département – Pièces – Achat de pièces – WMS put away. Il est plus pratique d'ajouter directement cette fonction à votre ruban principal.

À l'écran ci-dessous, vous voyez un aperçu de toutes les pièces scannées. Si vous sélectionnez une ligne, vous pouvez vérifier en bas à quel client/quelle commande cette pièce est destinée.

 

Si le nombre est dans le rouge dans la colonne Qty unassigned, cela signifie que la quantité scannée diffère de la quantité commandée. Dans la colonne Reason Unassigned figure la remarque : No matching unposted receipt found : cela signifie que les pièces scannées n'ont pas été retrouvées dans les réceptions d'achats. Il faut vérifier pourquoi c'est le cas.

Il peut y avoir différentes raisons :

  • Il y a par défaut plus/moins de pièces dans une boîte.
  • La pièce a été livrée par erreur
  • etc

 

Via le bouton unassigned Unposted Receipts, vous obtenez un aperçu des pièces qui n'ont pas été scannées, mais qui ont BEL ET BIEN DÉJÀ été reçues par voie numérique via le bon de livraison par le fournisseur. 

 

L'écran « unassigned unposted receipt », reproduit toutes les pièces qui ont déjà été livrées par voie numérique, mais qui ne sont pas encore présentes physiquement au magasin.

  • Étant donné que les pièces ne sont pas arrivées, vous pouvez les effacer ici des réceptions reçues. Ce dans la supposition que la pièce va réapparaître sur le futur bon de livraison via un BO.
  • Si vous décidez de prendre quand même la pièce en stock, vous pouvez la laisser.

 

Une fois que tout a été vérifié, vous pouvez valider et enregistrer les pièces scannées. 

 

7          Validation des pièces scannées

Cliquez sur « register entries » et les pièces reçues sont enregistrées.

Cela signifie que cette liste est vidée et que vous pouvez enregistrer les réceptions d'achats. Le stock n'est donc pas adapté à ce moment-là !

Extra :

Via le bouton registred entries, vous pouvez consulter l'historique de toutes les pièces qui ont été reçues via l'app de scannage.

 

Une fois que les réceptions ont été enregistrées, le document de réception est prêt à être enregistré.

  

8          Mettre en stock les pièces scannées

Allez dans la Réception des achats via votre centre de rôle. Les réceptions sont prêtes à être enregistrées.

Ouvrez la Réception des achats – ACTION – Valider

Un pop-up s'ouvre. Cochez : remplacer la Date validée et remplissez le
N° B.L. fournisseur.

Une fois que la réception a été traitée, le stock sera aussi adapté. Il est dès lors aussi possible de saisir des pièces sur des commandes et de les facturer.

 

9          Enregistrer une facture d'achat de pièces

Lors de l'enregistrement de la facture d'achat du fournisseur, vous devez la lier à la Réception d'achat validée. Cela se fait généralement par la comptabilité

Allez dans l'Achat de pièces – Factures d'achat et cliquez sur Nouvelle

Remplissez le fournisseur

Vous voyez ensuite ce qui suit et vous sélectionnez votre type de commande.

Via l'onglet LignesFonctions, vous pouvez aller retirer une réception. Cela présente l'avantage que les réceptions sont directement liées à la facture et que les commandes d'achat obtiennent le statut : Invoice Complete.

Filtrez sur le N° B.L. fournisseur. Vous pouvez ajouter en continu des réceptions à la facture d'achat avec cette méthode.

Contrôlez les montants de la facture et comparez-les avec la facture de votre fournisseur. Voir les récapitulatifs à droite.

Si le prix total ne correspond pas à la facture du fournisseur, vous pouvez vérifier les éléments suivants :

  • Est-ce que toutes les réceptions d'achats sont présentes ?
  • Le prix de la pièce est-il correct ?
  • Compta. La TVA est-elle remplie ?

Si tout est correctement rempli, vous pouvez enregistrer la facture. Via Action – Valider et imprimer :

 

Cliquez sur OK et la facture est enregistrée. Un pop-up apparaît avec le numéro de facture.

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