Guide Document Capture

Introduction
Les informations peuvent être récupérées automatiquement depuis vos factures scannées à l'aide d'analyses avancées des modèles et documents. Elles sont ensuite converties en documents d'achat effectives dans le module d'achat.

Il est cependant toujours possible de consulter la facture originale en seulement quelques clics.

Ce manuel vous donne un aperçu de la configuration de base de Document Capture et de l'utilisation des modules pour le scanning, l'enregistrement et l'archivage de factures de vente.

Scanning et traitement OCR
Processus du traitement
Aperçu de toutes les catégories de documents créés et des documents en attente d'importation.

Étant donné qu'aucun document n'a été scanné, le dossier « Nombre de fichiers pour l'importation » est vide.

Importer des fichiers OCR
Lorsque les fichiers sont traités, ils doivent encore être importés dans Navision. Avec cette configuration, l'importation est lancée périodiquement via un lot automatique. Après l'importation de votre fichier, il est déplacé du dossier « Nombre de fichiers pour l'importation » vers « Nombre de documents ouverts » ou « Nombre de documents enregistrés » selon qu'il s'enregistre automatiquement ou non.

Enregistrement de documents
La facture ci-dessous est un exemple de représentation comprenant des cadres orange et bleus autour des légendes et valeurs.

« Légendes » est le terme désignant le texte utilisé pour trouver une valeur. P. ex. la légende pour le champ « Montant TVAC » dans le document ci-dessus est « Total Amount » et se trouve dans le coin inférieur droit. La légende pour le champ « Montant hors TVA » est « Sub Total » et se trouve dans le coin inférieur gauche. Les légendes sont toujours inscrites dans un cadre orange.

Les valeurs sont les textes proprement dits, les dates et les chiffres utilisés lors de l'enregistrement plus tard dans le processus. Dans cet exemple, la valeur pour le champ « Montant hors TVA » est « 4 500,00 » et la valeur pour le champ « Montant TVAC » est « 5 625,00 ». Les valeurs sont toujours inscrites dans un cadre bleu.

C'est pourquoi chaque champ dispose d'une légende et d'une valeur. La prochaine fois qu'une facture sera reçue du même fournisseur, le programme cherchera automatiquement les valeurs adéquates à l'aide des légendes.

Dans l'exemple ci-dessus, le programme cherchera « Sub Total » et la valeur sous la légende sera reprise. Les légendes pour un fournisseur identique ne changent généralement pas, sauf en cas de modification de la mise en page.

La première fois qu'une facture est reçue pour un nouveau fournisseur, le programme cherchera automatiquement les légendes à l'aide d'une série de termes fréquents pour chaque champ. En d'autres mots, pour trouver le champ « Montant hors TVA », le programme cherchera les légendes : Montant hors TVA, Montant net, Base TVA, Sous-total (éventuellement en plusieurs langues). Si une de ces légendes est trouvée, le programme cherchera les valeurs, qu'elles soient en dessous ou à côté.

Si le programme trouve une légende ou valeur incorrecte, celle-ci peut être corrigée manuellement. Sélectionnez d'abord le champ devant être corrigé et marquez ensuite la zone correcte dans l'illustration. Utilisez le bouton gauche de la souris pour marquer la valeur (en bleu) et le bouton droit pour marquer la légende correcte (en orange).

Enregistrement de factures d'achat
Plusieurs champs standards sont requis comme point de départ. Ceux-ci peuvent être étendus dans l'installation finale si nécessaire. Si d'autres types de documents doivent être enregistrés, la liste de champs sera différente.

L'enregistrement de factures d'achat s'effectue dans « Document Capture » > « Journal du document »

 

Le Journal du document contient quatre zones principales utilisées tout au long du processus de traitement.
1) La liste des documents à traiter. Chaque document est indiqué sur une ligne distincte. Si un document est choisi à partir de cette ligne, la liste comprenant les champs et l'illustration à droite dans l'image est mise à jour.
2) La liste de champs pour le document concerné. L'exemple ci-dessous ne présente actuellement aucun champ. En effet, le modèle pour le document sélectionné n'a pas encore été créé.
3) Une copie du document original. Dans cette partie de l'écran, vous pouvez également marquer le texte devant être repris dans le champ actif comme valeur du champ.
4) Les commentaires sont continuellement mis à jour lors de la reconnaissance ou du contrôle du document.

Dans le premier document (D000186) affiché dans l'écran ci-dessus, le fournisseur 60000 (The Warehouse N.V.) a été automatiquement sélectionné. Document Capture a trouvé ce fournisseur grâce au numéro de TVA indiqué dans le coin supérieur gauche de la facture et sur la fiche fournisseur. Comme c'est la première fois qu'un document est traité pour ce fournisseur, vous devez confirmer que le programme a trouvé le bon fournisseur en cliquant sur « Fonction » > « Reconnaître champs ».

On vous demandera ensuite si vous souhaitez créer un nouveau modèle pour le fournisseur concerné, question à laquelle vous devez répondre « Oui ».

Un nouveau modèle est désormais créé et une liste de champs dans le coin inférieur gauche a été mise à jour. Le programme a automatiquement reconnu les informations pertinentes à l'aide des termes standards paramétrés pour chaque champ dans le modèle maître. La colonne « OK » sur le côté droit des champs indique si ces champs respectent les règles définies.

Avant de pouvoir enregistrer cette facture, un compte G/B doit encore être communiqué pour pouvoir comptabiliser le montant total de cette facture. À l'aide du bouton de recherche ou de la touche F6, vous pouvez rechercher le numéro de la facture dans la liste.

Choisissez ensuite dans la liste la Compte Générale pour laquelle cette facture s'applique.

Après avoir choisi la Compte Générale, le système vous demandera si cette facture peut être utilisée comme modèle standard pour toutes les futures factures de ce fournisseur. Si c'est le cas, choisissez « Oui ». Toutes les futures factures utilisant ce modèle seront automatiquement assignées à ce grand livre.

Pour assigner directement un numéro de grand livre à une liste de champs, vous pouvez aussi utiliser le bouton « Modèle » > « Traductions » > « Montrer comptes pour montants ». [N1] . Vous pouvez voir les champs des montants transférés vers les lignes d'achat et ensuite indiquer le type et le numéro de facture devant être mentionnés sur les lignes d'achat. Il est également possible d'assigner des valeurs critères (p. ex. groupe comptabilité produit TVA) pour chaque ligne si celles-ci peuvent toujours être assignées de la même manière.

La facture peut maintenant être enregistrée. Cliquez sur le bouton « Fonction » > « Enregistrer » (ou F11).

Reconnaître et assigner des lignes

Dans les lignes, les champs de chaque colonne disposent de leurs propres caractéristiques, tout comme c'était le cas pour l'en-tête des factures. En effet, un champ peut p. ex. être marqué comme requis ou présenter des règles spéciales devant être respectées. En outre, plusieurs contrôles intégrés sont exécutés lors de la reconnaissance des lignes afin de vérifier que les lignes reconnues sont correctes. Ces contrôles sont paramétrés sur la carte modèle du fournisseur concerné. Vous pouvez par exemple vérifier que la somme de toutes les lignes correspond au « Montant hors TVA » des totaux des factures.

La reconnaissance des lignes de factures s'effectue à partir de la carte Document Capture, que vous pouvez ouvrir depuis le Journal du document en cliquant sur « Document » > « Carte » ou Shift-F5.

La « Carte du document » contient les cinq zones principales suivantes :
1) Informations générales sur le document pour le fournisseur actuel, modèle et statut.
2) Une liste de champs pour le document concerné.
3) Une copie du document original
Dans cette partie de l'écran, il est possible de sélectionner le texte devant être repris comme valeur dans le champ actif.
4) Les commentaires sont constamment mis à jours lors de la reconnaissance ou du contrôle du document.
5) Lignes du document.

Avant de pouvoir reconnaître les lignes, vous devez indiquer dans le système où les différentes colonnes doivent se trouver sur le document. À cet effet, sélectionnez le premier champ (section 5) et sélectionnez la colonne sur la facture originale avec le bouton droit de la souris.

Dans les lignes du document, la colonne « N° » est d'abord sélectionnée:

Ensuite, la légende « Article » est marquée dans l'illustration à l'aide d'un clic droit sur la souris. (orange).

Sélectionnez ensuite la colonne suivante dans les lignes du document et marquez à nouveau la colonne correspondante dans l'illustration. Il n'est pas nécessaire de détecter toutes les colonnes si celles-ci ne sont pas présentes dans la facture originale.
Si toutes les colonnes pertinentes sont accompagnées d'une colonne de légendes sur la facture originale (illustration), exécutez à nouveau la « Fonction » > « Reconnaître les champs ».

Toutes les lignes de factures sont reconnues et automatiquement remplies par les lignes de documents. Vous pouvez alors encore corriger les lignes avant de les transférer vers la véritable facture d'achat. En cas de divergence entre Quantité, Prix de l'unité, Réduction et Montant dans une ligne, celle-ci ne sera pas marquée comme « OK » et l'erreur doit d'abord être corrigée avant de pouvoir enregistrer la facture.

Le numéro de l'article du fournisseur est reconnu sur la facture. Avant de pouvoir enregistrer la facture, il convient d'indiquer clairement au système vers quel numéro interne celle-ci doit être transférée. Ce transfert peut être exécuté sous « Modèle » > « Transferts » > « Afficher les transferts ».

Le champ « Transfert depuis » est rempli avec le numéro du fournisseur. Vous pouvez cliquer sur le bouton de recherche () à droite dans le champ « Transfert depuis » pour choisir le numéro d'article du fournisseur dans une liste. Dans les champs « Transfert vers type » et « Transfert vers n° », vous pouvez choisir le type interne et le numéro vers lesquels cet article de fournisseur doit être transféré.

Vous pouvez également choisir le code de divergence, le code d'unité et le transfert pour la description. Il est également possible de communiquer des valeurs de dimensions devant être utilisées par le système lors de la création des lignes d'achat.

La facture peut maintenant être enregistrée, ce que vous pouvez faire à partir de « Carte du document » ou « Journal du document » (F11).

 

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