Hoe PDF mailings versturen vanuit incadea.dms?

 

1 Algemeen

Het is perfect mogelijk om documenten gegenereerd vanuit incadea.dms rechtstreeks te versturen naar de klant via email, zoals o.a. facturen, aanmaningen, creditnota’s, etc. Dit is zelfs mogelijk zonder dat je hiervoor een rechtstreekse link hebt met outlook.

Vooraleer je hier echter mee aan de slag kan gaan, moeten er een aantal zaken worden ingesteld in myengine.

2 Instellingen

2.1 SMTP Mail Setup

Departments/Administration/Application Setup/Data Exchange/Administration/SMTP Mail Setup

Hier moeten de instellingen gedaan worden om het mailen in de achtergrond mogelijk te maken.

image9.jpeg

 

Als er met Office365 als exchange server gewerkt wordt, moet er een e-mailadres ingesteld worden als “Gebruikers-id” die beheer rechten heeft. Dit kan een e-mailadres van een gebruiker zijn.


2.2 E-mail Messages

Departments/Administration/Application S e tup/General Setup/E-mail/E-mail Messages

Hier moeten de instellingen gedaan worden i.v.m. de mail die uitgestuurd wordt.

image10.jpeg

Als je een nieuw bericht wilt aanmaken of een bestaand bericht wilt bewerken, wordt een scherm geopend met de volgende velden:

image11.jpeg

D ocum ent: in dit veld kan je aangeven voor welk soort document het e-mailbericht opgesteld zal worden. Mogelijke waarden zijn (op dit moment):

o Posted Sales Invoice Parts: geboekte factuur wisselstukken

o Posted Sales Cr. Memo Parts: geboekte creditnota wisselstukken

o Issued Reminder: verzonden aanmaning

o Posted Sales Shipment Parts: geboekte verzending wisselstukken

o WM S Parts Sales Shipment: verzamelleverbon gegroepeerd per klant, die afgedrukt wordt vanuit het scherm WMS Parts Sales Shipment

o Posted Sales Invoice Vehicle: geboekte voertuigverkoopfacturen

o Posted Sales Cr .Memo Vehicle: geboekte voertuigverkoopcreditnota’s

o Posted Sales Shipment Vehicle: geboekte voertuigverkoopleveringen

o Posted Service Shipment: geboekte werkplaatsleveringen

o Posted Service Sales Invoice: geboekte werkplaatsverkoopfacturen

o Posted Service Sales Credit Memo: geboekte werkplaatsverkoopcreditnota’s

From Address : als dit veld is ingevuld, zal altijd dit e-mailadres gebruikt worden als afzender, en als de ontvanger van de mail antwoordt zal dit naar dit e-mailadres gestuurd worden. Als dit veld niet is ingevuld, zal het e-mailadres van de ingelogde gebruiker als afzender gebruikt worden.

From Name : als dit veld is ingevuld, zal de naam van de afzender van de e-mail hiermee ingevuld worden. Als dit veld niet is ingevuld, zal de volledige naam van de ingelogde gebruiker als naam van de afzender gebruikt worden

S ub ject : hier kies je een standaard tekstcode/maak je een standaard tekstcode aan, waarin de tekst wordt gezet die als onderwerp van de mail wordt gebruikt

Bod y : hier kies je een standaard tekstcode/maak je een standaard tekstcode aan, waarin de tekst wordt gezet die als inhoud van de mail wordt gebruikt

B CC: in dit veld stel je het e-mailadres in dat van elke mail van dit type document een copy moet krijgen.

E d i t in Outlook : als dit veld is aangevinkt, heb je de mogelijkheid om de opgestelde mail eerst nog in Outlook te openen, aan te passen, alvorens de mail te versturen.

Type of Attachment : het document kan naar 3 formaten afgedrukt worden, om daarna als bijlage in de e-mail te verzenden. Standaard is dit veld ingesteld op PDF. Andere mogelijkheden zijn Word en Excel

D efault Attachment : als dit veld is ingesteld met bvb. de verkoopsvoorwaarden, zal deze als laatste pagina bij het document toegevoegd worden. Dit bestand moet een PDF-bestand zijn, en zal alleen toegevoegd worden als “Type of Attachment” PDF is. Dit bestand moet via het netwerk beschikbaar zijn. Het beste kan je dit opslaan op een centrale map op de server.

S tationary Paper : als dit veld is ingesteld met het briefpapier waarop het document normaal afgedrukt wordt, zal dit briefpapier toegevoegd worden als achtergrond van de bijlage. Dit bestand moet een PDF-bestand zijn, en zal alleen toegevoegd worden als “Type of Attachment” PDF is. Dit bestand moet via het netwerk beschikbaar zijn.

S end Copy of Invoices : dit is alleen van toepassing voor aanmaningen. Als dit veld is aangevinkt, zullen de facturen en/of creditnota’s op de aanmaning als bijlage toegevoegd worden aan de mail.

Bij de standaard teksten voor het onderwerp en de inhoud van de e-mail, is het mogelijk om standaardvariabelen te gebruiken, die bij de creatie van de e-mail vervangen worden met corresponderende waarden van het document dat gemaild wordt.

Via de knop “Info” is het mogelijk om deze standaardvariabelen te raadplegen:

image12.jpeg

image13.jpeg

Bij “Navigeren” is het mogelijk om naar de instellingen te gaan van de standaard teksten voor het onderwerp en de inhoud van de e-mail.

image14.jpeg

image15.jpeg

Het is hier mogelijk om standaardteksten in te stellen voor verschillende talen, en eventueel voor een bepaalde periode

 

2.3 E-mailadres afzender

Departments/Administration/IT Administration/Users/User Setup

Bij de gebruikersinstellingen moeten 2 velden voor elke gebruiker ingesteld worden:

  • E-mail
  • Full Name

Deze 2 velden worden als afzender informatie gebruikt in de e-mail, als voor het document geen afzender is ingesteld.

image18.jpeg

2.4 Mailadressen klantenkaart

Op de klantenkaart moet per documentsoort 1 of meerdere e-mailadressen ingesteld worden via de actie “Mailing Addresses”

image19.jpeg

Alleen als hier een e-mailadres is ingesteld voor de documentsoort, zal een e-mail gestuurd kunnen worden. Er wordt niet naar het veld “E-mail” gekeken op de klantenkaart.

image20.jpeg

Als er meerdere e-mailadressen ingesteld moeten worden, moeten deze gescheiden worden door een “;” (puntkomma).

 

3 E-mailen

3.1 Boekingsproces verkooporder/-factuur/-creditnota

Er is een actie “Post and Email” toegevoegd. Deze is gelijkaardig aan “Post and Print” maar i.p.v. het document af te drukken, zal het document gemaild worden.

image21.jpeg

Als je deze actie gebruikt in het verkooporder, zal afhankelijk van wat er effectief geboekt wordt, de factuur of de verzending gemaild worden.

image22.jpeg

Bij “Combine Shipments” zal de verzending gemaild worden, anders als “Ship and Invoice” is aangevinkt, zal de factuur gemaild worden. Op voorwaarde telkens dat voor de klant een e-mailadres is ingesteld voor de verzending en factuur.

3.2 Geboekte factuur/creditnota/verzending

Bij de geboekte facturen/creditnota’s/verzendingen is een actie “E-mail” toegevoegd om het document te mailen.

image23.jpeg

Het volgende scherm zal dan geopend worden:

image24.jpeg

De inhoud van de mail is dan ook al zichtbaar en kan hier nog aangepast worden indien nodig. De bijlage kan van hieruit ook geopend worden.

Het veld “Edit in Outlook” zal aan/of uitgevinkt staan o.b.v. de instellingen bij de “E-mail messages”, maar kan hier ook aangepast worden voor het e-mailen van het specifieke document. Wanneer de e-mail verzonden is, zal ook de volgende melding getoond worden:

image25.jpeg

 

3.3 Batch e-mail

Bij de geboekte facturen/creditnota’s/verzendingen in het overzicht, is een actie toegevoegd “Batch Email..”.

Deze maakt het mogelijk om, o.b.v. ingegeven filters, verschillende documenten in 1 keer te versturen.

image26.jpeg

De ingegeven filters in het overzicht worden overgenomen in het volgende scherm dat geopend wordt:

image27.jpeg

Per document wordt er dan een e-mail uitgestuurd.

Bij het batch-mailen zal de instelling “Edit in Outlook” niet van toepassing zijn, ook al is dit ingesteld bij de “E-mail Messages” voor het document.

Er wordt een vooruitgangsscherm getoond tijdens het versturen van de e-mails:

image28.jpeg

 

3.4 Aanmaningen

3.4.1 Verzenden

Bij het verzenden van aanmaningen is een optie toegevoegd “E-mailen”. Als dit veld is aangevinkt, en voor de klant is een e-mailadres ingesteld voor de documentsoort “Issued Reminder”, zal de aanmaning gemaild worden. Als er geen e-mailinstelling bestaat en “Print” is ook aangevinkt, zal de aanmaning afgedrukt worden.

image29.jpeg

Als bij de “E-mail messages” voor de documentsoort “Issued Reminder”, het veld “Send Copy of Invoices” is aangevinkt, zullen de facturen/creditnota’s waarover de aanmaning gaat, ook toegevoegd worden als bijlage van de e-mail. De facturen worden in 1 bestand gezet, en de creditnota’s ook. Als een standaard bijlage en/of briefpapier zijn ingesteld voor de facturen en creditnota’s, worden deze ook toegevoegd aan de bestanden.

Tijdens het verzenden van de aanmaningen wordt een vooruitgangsscherm getoond:

image30.jpeg

 

3.4.2 Verzonden aanmaningen e-mailen

In het overzicht van de verzonden aanmaningen, zijn 2 acties toegevoegd:

E-mail: 1 aanmaning e-mailen

Batch e-mail: meerdere aanmaningen tegelijkertijd verzenden

image31.jpeg

Als je de actie “E-mail” uitvoert, wordt het volgende scherm geopend:

image32.jpeg

Het e-mailbericht is al opgesteld o.b.v. de instellingen, maar je hebt altijd de mogelijkheid om nog wijzigingen aan te brengen, en eventueel “Edit in Outlook” aan te vinken, zodat je het bericht in Outlook kunt openen om het aan te passen door bvb. nog bijlagen toe te voegen.

Tijdens het versturen van de e-mail, wordt een scherm getoond zodat de gebruiker weet dat in de achtergrond een e-mail verstuurd wordt. Bij een aanmaning kan dit iets langer duren als de facturen/creditnota’s ook in bijlage mee verzonden moeten worden en er veel facturen/creditnota’s op de aanmaning staan.

image33.jpeg

 

Na het verzenden van de e-mail wordt een melding getoond:

image34.jpeg

Bij “Batch Email..” worden de filters in het scherm overgenomen, maar is het nog mogelijk een andere filters in te geven.

image35.jpeg

Per aanmaning wordt een e-mail verzonden als voor de klant van de aanmaning een instelling bestaat voor de documentsoort “Issued Reminder”. Anders wordt er niets uitgevoerd voor de aanmaning.

Bij het batch-mailen zal de instelling “Edit in Outlook” niet van toepassing zijn, ook al is dit ingesteld bij de “E-mail Messages” voor het document.

Er wordt een vooruitgangsscherm getoond tijdens het versturen van de e-mails:

image28.jpeg

 

3.5 WMS Parts Sales Shipment

In het scherm “WMS Sales Order Worksheet” worden “Verzamelleverbons” afgedrukt, o.b.v. filters in het scherm, gegroepeerd per klant.

Er is een actie toegevoegd om deze “Verzamelleverbons” ook te mailen als er voor de klant een e-mail ingesteld is voor de documentsoort “WMS Parts Sales Shipment”.

De verzamelleverbon wordt altijd afgedrukt.

image36.jpeg

Er wordt een vooruitgangsscherm getoond tijdens het afdrukken/e-mailen:

image37.jpeg

 

Klik op deze knop om dit bericht te Volgen . Of volg automatisch dit bericht door hieronder een opmerking toe te voegen.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Beantwoordt dit je vraag niet?

Laat ons dan helpen. Neem rechtstreeks contact op door een [link_start]aanvraag in te dienen[link_end].

Opmerkingen

Copyright Carya Group 2013

Ons support team staat 6 dagen op 7 voor u klaar. Maandag t.e.m. vrijdag van 07u00 tot 18u30, zaterdag van 09u00 tot 16u30.