Hoe persoonlijk kalender aanpassen/aanmaken van een medewerker?

 

 

Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker moet je ingeven volgens welk uurrooster deze medewerker zal werken.  Zie handleiding ‘hoe nieuwe medewerker aanmaken via werknemer/resource wizard’. In stap 4 kan je de persoonlijke kalender aanmaken.

Men kan kiezen om:

  • Een uurrooster te kopiëren vanaf een bestaande werknemer.
  • Men kan een uurrooster template kopiëren
  • Men kan vanuit de wizard een nieuwe template aanmaken

 

Het uurrooster, de aanwezigheden en capaciteit van een werknemer worden ingesteld op de resourcekaart. Men moet voor elke medewerker zijn persoonlijke kalender aanvullen. Deze persoonlijke kalender is een combinatie van:

  • Bedrijfskalender (geeft de algemene sluitingsdagen aan)
  • Afwezigheden

Beiden moeten dus ingesteld en aangemaakt worden.

1.    Instellingen

1.1.           Aanmaken van een bedrijfskalender

Met een bedrijfskalender kan men de vaste sluitingsdagen/verlofdagen ingeven. In bedrijven waar bijvoorbeeld mensen werken met verschillende nationaliteiten en zij andere feestdagen toegekend krijgen, kan men dus een andere bedrijfskalender aanmaken en koppelen aan hun resourcekaart.

  • Ga naar afdelingen – administratie – applicatie instellingen – tijdsbeheer – bedrijfskalenders.
  • Klik op ‘nieuw’ om een nieuwe bedrijfskalender aan te maken.

 

  • Vul volgende velden in
    • Code: geef een code in
    • Naam: geef een naam in voor de bedrijfskalender
    • Datum: vul een datum in
    • Dag: geeft automatisch de weekdag aan
    • Vrije dag: vink dit aan indien een niet-werkende dag is
    • omschrijving: geef een omschrijving ivm de reden
    • Taaksoort: bepaal een taaktype

OPGELET: indien de bedrijfskalender niet tijdig wordt aangevuld, zal dit van invloed zijn op de capaciteit.

 

1.2.           Onderhouden van de bedrijfskalender en aanvullen van vrije dagen

 Via de knop ‘bedrijfskalender aanpassingen onderhouden’ kan je alle vrije dagen aanmaken en invullen. Je kan zowel verlofdagen aanmaken die jaarlijks zijn of die altijd op dezelfde dag voorvallen.

VB: het hemelvaartweekend of pasen vallen jaarlijks op een andere datum. Men zal dit jaarlijks moeten instellen.  Voor een feestdag zoals kerstmis die altijd op 25 december valt kan je dit 1 keer instellen

 

1.2.1      Eenmalige feestdagen

  • Klik op ‘nieuw’
  • Je kan een nieuwe regel bewerken
    • Datum: selecteer de datum:
    • Dag: komt automatisch bij het selecteren van de datum
    • Vul de omschrijving in
    • Vink aan ‘vrije dag’.
    • Taaksoort: je kan indien je wenst de taaksoort nog invullen, maar dit is niet verplicht.
    • Klik op ‘ok’ om het scherm te sluiten.
    • Je keert nu terug naar je bedrijfskalender. Klik op ‘vernieuwen’. De verlofdagen die je net hebt aangegeven staan in de bedrijfskalender.

 

 

 

1.2.2.    Periodieke activiteiten

Bij het invoegen van verlofdagen kan je aanduiden of het om een jaarlijks verlofdag gaat. Via het veld ‘periodiek systeem’, kan je aanklikken dat het jaarlijks terugkomt.

 

1.3. Persoonlijke kalendersjablonen aanmaken.

 

  • Ga naar afdelingen – administratie – applicatie instellingen – tijdsbeheer – persoonlijke kalendersjablonen.
  • Klik op ‘nieuw’ om een nieuw sjabloon aan te maken.

 

STAP 1: Vul volgende velden in

  • Code: geef het sjabloon een code
  • Naam: geef het sjabloon een naam
  • Datum: geef de startdatum in van het sjabloon
  • Dag: geef een weekdag in
  • Type: kies voor standaardtijd.
  • Standaardtijd: staat als standaard ingesteld en geeft een aanwezigheid aan.
  • Afwezigheid: geeft een afwezigheid aan
  • Gemengd: je kan zowel aanwezigheden als afwezigheden ingeven in het sjabloon.
  • Pause: vul de pauze in. Als je erop klikt springt een nieuw scherm open zodat je de pauze kan selecteren.
    • Klik op nieuw om een nieuwe pauze aan te maken. Indien de uren van de pauze reeds aanwezig zijn kan je de lijn selecteren en op ok klikken.
      • Break begin: vul de starttijd in van de pauze
      • Break end: vul de eindtijd in van de pauze
      • QTY: wordt automatisch opgevuld bij het ingeven van de start en eindtijd.
      • Taaksoort: selecteer PAUZE. 

                          

 

  • Beschikbare tijd: het systeem berekent automatisch de te werken uren. (totale aanwezige tijd -pauze)
  • Omschrijving: geef het sjabloon een eigen omschrijving.
  • Taaksoort: vul de taaksoort aan. Bij het selecteren van het sjabloon wordt dit mee overgenomen op de resourcekaart van de medewerker. Dit zal ook de capaciteit bepalen in de werkplaatsplanning.

 

Je kan meerdere lijnen aanmaken en meerdere uurroosters ingeven. een uurrooster sjabloon kan je gemakkelijk kopiëren naar een medewerker zijn persoonlijk uurrooster. 

 

 STAP 2: Klik vervolgens op ‘kalender sjabloon opvullen’.

Met deze functie kan je je dagen/weken kopiëren en hoef je de kalender niet manueel op te vullen. Zo kan je bijvoorbeeld 2 weken aanmaken (week de vroege en 1 week de late). Deze 2 weken kan je als referentieperiode nemen en kopiëren voor de volgende 5 jaar in de agenda. 

  

 

  • Reference period: de referentieperiode die je wenst te kopiëren. Het handigste is om te werken in weken.
  • Copy tot he following period: De periode die mag opgevuld worden.

 

OPGEPAST, ga ver genoeg in de tijd. Want als de kalender stopt en deze gekopieerd wordt bij een medewerker dan zal de medewerker op een bepaald moment geen kalender meer hebben en bijgevolg ook geen capaciteit meer.

 

Klik op ‘OK’ en de kalender wordt automatisch aangevuld.

Het kalendersjabloon werd aangemaakt en kan nu gekopieerd worden op een resourcekaart.

 

 

 

2.    Resourcekaart

Nadat de resourcekaart werd aangemaakt, kan je de beschikbaarheid en capaciteit controleren en aanpassen. Hoe je een resourcekaart aanmaakt, kan je terugvinden via deze handleiding: 'hoe een nieuwe medewerker aanmaken via medewerker/resource wizard'? 

  • Ga naar afdelingen – resources- resources – resources. Je krijgt de lijst te zien van alle resources.
  • Ga naar ‘navigeren’ en klik op ‘resourcecapaciteit’.

 

  • Er opent een ‘nieuw’ scherm. Je kan een overzicht terugvinden van alle resources en hun capaciteit.
  • Verander in het tabblad ‘matrixopties’ de weergave aan ‘per jaar’. Zo heb je een overzicht wat de capaciteit is per jaar van de resources. Indien zoals in onderstaand voorbeeld de capaciteit voor het jaar 2018 leeg is, moet de persoonlijke kalender van deze resource aangepast worden.

 

 

3.      Aanpassen en heropvullen van de persoonlijke kalender.

 

Indien de kalender van de resource niet verder werd aangevuld, heeft dit een invloed op de capaciteit. Ook verlof en ziekte hebben een invloed op de capaciteit en moeten ingevuld worden in de persoonlijke kalender van de resourcekaart van de medewerker.

 

  • Selecteer de resource waarvan je de persoonlijke kalender wil aanpassen en klik op ‘persoonlijke kalender’.
  • Je kan ook de resourcekaart eerst openklikken. De knoppen voor het aanpassen van de persoonlijke kalender zijn ook hier beschikbaar.

 

 

 3.1. Persoonlijke kalender opvullen met een sjabloon

In onderstaand voorbeeld zien we dat de kalender voor deze medewerker niet verder werd aangevuld. Dit betekent dat er geen capaciteit meer is. Via ‘importeer sjabloon persoonlijk kalender’ kan je de persoonlijke kalender verder aanvullen.

 

Selecteer het sjabloon, geef de startdatum en einddatum in. (ga ver genoeg in de tijd om problemen te voorkomen) en klik op ok.

De persoonlijke kalender wordt automatisch verder aangevuld.

 

 3.2. Persoonlijk kalender opvullen vanuit eigen kalender

Via ‘persoonlijke kalender opvullen’ kunnen we de kalender van de resource vermenigvuldigen.

Met de referentieperiode geven we de periode in die we wensen te verdubbelen. Dit kan 1 week zijn of 2 weken indien de resource in een ploegensysteem zit.

Geef in naar welke periode de referteperiode mag gekopieerd worden en klik op ‘ok’. De persoonlijke kalender wordt verder aangevuld.

 

 3.3. Inplannen van ziekte/verlof/cursus

Ga naar afwezigheidsregistratie en geef in om welk soort afwezigheid het gaat.

Vul de begin en einddatum in en klik op ‘ok’. De persoonlijke kalender van het individu zal aangepast worden. De beschikbaarheid en capaciteit zal verminderen.

 

 

Via de knop ’afwezigheden resource’ kan je een overzicht raadplegen van alle afwezigheden, maar kan je ook indien nodig een afwezigheid annuleren.

 

3.4. Capaciteit overdragen naar een andere vestiging.

Het is mogelijk dat een bepaalde werknemer op 2 vestigingen werkt. Via de knop ‘capaciteit overdragen’ kan men bepaalde uren en dagen de capaciteit van de werknemer aanpassen.

 

Via de knop ‘afwezigheidstatistiek’ krijg je een overzicht van elke soort afwezigheid en de uren reeds afwezig.

Klik op deze knop om dit bericht te Volgen . Of volg automatisch dit bericht door hieronder een opmerking toe te voegen.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Beantwoordt dit je vraag niet?

Laat ons dan helpen. Neem rechtstreeks contact op door een [link_start]aanvraag in te dienen[link_end].

Opmerkingen

Copyright Carya Group 2013

Ons support team staat 6 dagen op 7 voor u klaar. Maandag t.e.m. vrijdag van 07u00 tot 18u30, zaterdag van 09u00 tot 16u30.