Handleiding: MIS II

MIS II module 
1.1 MIS II en het Marge en Bonus Systeem 
1.2 MIS II 
1.2.1 Te verzenden gegevens 
1.2.1.1 Algemeen 
1.2.1.2 Filteren 
1.2.1.2.1 Via Proces status filter 
1.2.1.2.2 Via Type factuur/fiche filter 
1.2.1.2.3 Via Locatie filter 
1.2.1.3 Functies 
1.2.1.3.1 Toon opmerkingen 
1.2.1.3.2 Toon fiche/factuur 
1.2.1.3.3 Annuleren factuur 
1.2.1.3.4 Annuleren Factuur ongedaan maken 
1.2.1.3.5 Relatie Voertuig/klant(en) 
1.2.2 Archief 
1.2.2.1 Algemeen 
1.2.2.2 Filteren 
1.2.2.3 Functies
1.2.3 MIS Klanten Speciaal statuut
1.3 Hoe MIS II beheren?
1.3.1 Procedure 
1.3.1.1 Wat verstaan we onder noodzakelijke gegevens? 
1.3.1.2 MIS-opmerkingen ten gevolge van opmaak order voor SV & SS factuur 
1.3.1.3 Wat met facturatie verkoop tweedehands voertuigen? 
1.3.2 Functies 
1.3.2.1 Bedrijf als bestuurder 
1.3.2.2 Kleuraanduiding 
1.3.2.3 Verzendingen 
1.3.2.3.1 Algemeen principe 
1.3.2.3.2 Verzendingsregels 
1.3.2.3.2.1 Klantenfiche 
1.3.2.3.2.2 Voertuigfiche 
1.3.2.3.2.3 Factuur 
1.3.2.4 Herverzenden - DQR 
1.3.2.5 Geannuleerd door het systeem 
1.3.2.5.1 Facturatie van prestaties op stockvoertuigen 
1.3.2.5.2 Facturatie van prestaties op voertuig concessie 
1.3.2.5.3 Facturatie volledig gecrediteerd voor export 
1.3.2.5.4 Facturatie naar intercompany 
1.3.2.6 Kolom Vorig documentnummer in tabel Te verzenden gegevens 
1.3.2.7 Informatie betreffende afleverende locatie 
1.3.2.8 Relatietabel Titelcode - Klanttype 
1.4 Tips & Tricks 
1.5 Hulplijnen 

 

1 MIS II module

1.1 MIS II en het Marge en Bonus Systeem

 

De MIS II-module, waarbij MIS staat voor Management Information System, heeft als hoofdfunctie om BMW Group Belux alle verkopen van voertuigen – nieuw en tweedehands – alsook alle werkplaatsdoorgangen te melden aan de hand van de gefactureerde prestaties. De hierdoor bekomen gegevens worden gebruikt in het kader van de programma’s, Perfection Plus en het Klanten Rapport. Het Perfection Plus programma heeft als missie 'het waken over de tevredenheid van onze klanten’ en streeft daarbij loyaliteit na. Het Klanten Rapport werd in het leven geroepen om de graad van tevredenheid van onze klanten op verschillende vlakken te kunnen evalueren. Op basis van een dergelijke sterkte/zwakte analyse kan de werking van de organisatie correct ingeschat worden en desgevallend nog verder worden verbeterd.


Aangezien de toelevering van gegevens uitermate belangrijk is, worden er in het Marge en Bonus
Systeem een aantal voorwaarden betreffende deelname via MIS opgenomen waaraan de verdeler dient te voldoen om een belangrijke financiële bonus veilig te stellen. Meer informatie hieromtrent kan u terugvinden in het Handboek van het Marge en Bonus Systeem dat jaarlijks ter beschikking gesteld wordt aan elke verdeler.


Aan de hand van een maandelijkse rapportering wordt u op de hoogte gehouden van uw deelname en de mate waarin u voldoet aan de voorgeschreven normen. Op trimestriële basis vinden dan ook de afrekeningen plaats.

 

1.2 MIS II

De MIS II-module vormt een apart onderdeel binnen Navision - Incadea die het beheer van de
verzendingen vereenvoudigt en gebruiksvriendelijker maakt.


Het overzichtscherm van de MIS applicatie ziet er als volgt uit:

Hieronder vindt u een gedetailleerde beschrijving van elk van de onderdelen die terug te vinden zijn in de MIS-module.

 

1.2.1 Te verzenden gegevens

1.2.1.1 Algemeen

Het belangrijkste onderdeel in het systeem bevindt zich onder de knop Te verzenden gegevens.
Hiermee opent men een venster met daarin alle facturen, klanten- en voertuigfiches die verzonden of herverzonden moeten worden. MIS bepaalt volledig autonoom welke gegevens dienen verzonden te worden (zie § Verzendingen). Bovendien wordt duidelijk aangegeven wat nog moet gecorrigeerd en/of vervolledigd worden.

Welke informatie kan in deze tabel teruggevonden worden?

  • Type fiche/factuur: Service factuur (SS) - Voertuig factuur (SV) - Voertuigfiche - Klantenfiche
  • Sleutel: Factuurnummer - Chassis - Klantnummer
  • KR uitstel 5 dagen: De klanten kunnen steeds gecontacteerd worden door BMW Group Belux voor o.a. kwaliteitscontroles, ... maar met 5 dagen uitstel
  • Verzending uitvoeren:  Deze gegevens zullen vanavond verzonden worden naar Harte hanks.
  • Datum Value Orig: Datum boeking factuur
  • Beschrijving: Naam (Klantenfiche) - Chassis/Plaat (Voertuig) - Orderklant/Omschrijving
  • Proces Status: Nog te vervolledigen - Klaar voor verzending - Verzonden - Herverzenden -
    Geannuleerd door systeem - Geannuleerd door gebruiker (zie verder)
  • Relatie: Naar voertuig (Factuur) - Naar klant (Voertuig)
  • Opmerkingen: # redenen waarom blokkering verzending (zie verder)
  • Vorig document: Factuurnummer gecrediteerd document (zie verder)
  • Locatie: Verdelernummer - Nummer bijhuis (zie verder)

 

1.2.1.2 Filteren

Dit overzicht van facturen en kaarten kan op drie manieren gefilterd worden.

1.2.1.2.1 Via Proces status filter

Hier onderscheiden we drie scenario’s:

  • Nog te vervolledigen (rood/blauw)
    Hier gaat het om situaties waarbij op voertuigniveau-en/of klantenniveau één of meerdere
    noodzakelijke gegevens ontbreken (§ Wat verstaan we onder noodzakelijke gegevens?) en/
    of is vastgesteld dat de bestuurder een bedrijf is (§ Bedrijf als bestuurder). Deze kaarten/
    facturen kunnen niet verzonden worden, zolang de ontbrekende gegevens nog niet zijn
    aangevuld of aangepast.
  • Klaar voor verzending (zwart)
    In deze situatie wordt voldaan aan alle voorwaarden voor verzending. Er dient niets meer
    aangepast te worden.
  • Herverzenden (zwart of rood)
    (zie verder)

 

 

1.2.1.2.2 Via Type factuur/fiche filter

  • Enkel de SS-facturen
  • Enkel de SV-facturen
  • Enkel de Voertuigfiches
  • Enkel de Klantenfiches

Via deze filter kan er geselecteerd worden op type van factuur of kaart. Zo kan het systeem bijvoorbeeld enkel de voertuigfiches tonen of enkel de servicefacturen.

 

1.2.1.2.3 Via Locatie filter

Deze filter is enkel van enig nut wanneer uw concessie deel uitmaakt van een groep verdelers. Via deze filter kan u het venster met de facturen van een andere site binnen dezelfde groep consulteren.

TIP Elk van deze filters zijn standaard niet in gebruik, wat betekent dat u alle
onderliggende situaties aangeboden krijgt.
Deze filters kunnen elk afzonderlijk geactiveerd worden of gecombineerd; zo kan
men bijvoorbeeld de Proces status filter op Nog te vervolledigen zetten en
tegelijkertijd de filter Type fiche/factuur op Klant: in dat geval krijgen we een
overzicht van alle klanten die verzonden moeten worden maar waarvoor de export
geblokkeerd wordt.

 

1.2.1.3 Functies

Onder deze knop vinden we volgende functionaliteiten terug.

  • Toon opmerkingen: Deze functie geeft de gebruiker de mogelijkheid om te achterhalen waarom de betrokken factuur/fiche niet wordt vrijgegeven voor verzending. Met andere woorden, indien u deze functie activeert wanneer u een bepaalde fiche of factuur uit de tabel heeft geselecteerd die de status Nog te vervolledigen heeft dan zal MIS u in een nieuw venster meedelen welke gegevens ontbreken of wat niet juist is. Dit venster kan eveneens rechtstreeks vanuit de tabel geopend worden door gebruik te maken van [Shift]+[F3] op de lijn van de factuur.

  • Toon fiche/factuur: Deze functie geeft de gebruiker de mogelijkheid om de factuurfiche, de voertuigfiche of klantenfiche op te vragen afhankelijk van het type lijn waar men zich op bevindt. Deze functie kan eveneens geactiveerd worden via de combinatie [Shift]+[F5] op de betrokken lijn. Indien men zich op een lijn plaatst van het type factuur zal deze functie volgend beeld geven:

Bevindt men zich op een lijn van het type Voertuig:

 

Als men zich plaatst op een lijn van het type Klant:

  • Annuleren factuur: Dit heeft als resultaat dat de betrokken factuur alsook bijhorende voertuig-en klantgegevens niet zullen verzonden worden. De betrokken factuur en aanverwante gegevens zullen naderhand terug te vinden zijn in de rubriek Archief (§ Archief) onder de status Geannuleerd door gebruiker.
Tip Voor het Perfection Plus rapport worden deze facturen afgestraft, omdat deze
facturen Calidat niet bereikt hebben en deze laatste dus niet gebeld heeft naar
de klant in kwestie.

 

  • Annuleren Factuur ongedaan maken: Met deze functie maakt men vorige actie ongedaan. Deze functie werkt enkel in het archief.
  • Relatie Voertuig/klant(en): Via deze knop kan men een nieuw venster activeren waarin de relaties naar de voertuigfiche en de klantenfiches wordt opgenomen. Dit kan zowel vanuit de lijn van een factuur als vanuit deze van een voertuig. Eens dit nieuwe venster geopend is, kan men vervolgens door eenvoudige selectie verder gaan naar de fiche van het voertuig of de gekozen klant.
    Dit nieuwe venster kan men ook openen door [Shift]+[Ctrl]+[F5].

 

1.2.2 Archief

1.2.2.1 Algemeen

Dit archief geeft in eerste instantie toegang tot alle facturen en aanverwante klanten- en voertuiggegevens die reeds werden verzonden. Daarnaast vindt men eveneens alle facturen die niet in aanmerking kwamen voor verzending, meer bepaald de facturen die vallen onder volgende statuten:


Geannuleerde facturen door systeem (zie § Geannuleerd door het systeem)
Geannuleerde facturen door gebruiker (zie § Annuleren factuur en § Instellingen: MIS Klanten
speciaal statuut)

Welke informatie kan in deze tabel teruggevonden worden? (zie § Te verzenden gegevens)

 

1.2.2.2 Filteren

Ook in het Archief kan je op drie verschillende manieren gaan filteren. De enige filter die verschilt
van het vorige overzicht is de Processing Status Filter. Deze biedt verzonden facturen aan alsook
facturen die geannuleerd werden door het systeem (zie § Geannuleerd door het systeem) of door
gebruiker (zie § Annuleren factuur en § Instellingen: MIS Klanten speciaal statuut).

1.2.2.3 Functies

Zie Te verzenden gegevens.

1.2.3 MIS Klanten Speciaal statuut

Via deze functie kan men ervoor zorgen dat bepaalde facturen van het type SV of SS uit de selectie voor verzending worden geweerd en de status Geannuleerd door gebruiker krijgen toegewezen. Het volstaat om in deze lijst de nummer van de betrokken klant(en) op te nemen en MIS zorgt voor de rest.


Het is namelijk zo dat ter gelegenheid van de facturatie, MIS zal nagaan of de betrokken
facturatieklant in deze lijst is opgenomen. Is dit het geval, dan zal MIS aan de betrokken factuur de status Geannuleerd door gebruiker geven en zodoende wordt deze opgenomen onder Archief.


Om een klant op te nemen in deze lijst volstaat het om in de kolom Locatie code HQ te selecteren,
in de kolom Klantnummer de betrokken nummer in te vullen en op [Enter] te drukken.


Dit kan vooral handig zijn wanneer in de SS-reeks facturaties worden gedaan voor prestaties ten
aanzien van partijen die totaal niet kaderen in de normale activiteit van Perfection Plus en Klanten
Rapport en verder ook geen bijzonder waarde hebben naar inhoud. Denken we bijvoorbeeld aan
facturaties ten aanzien van BMW Group Belux voor tussenkomst in publiciteitskosten, ...of ten
aanzien van Wallon & Nelissen voor schade ten gevolge van transport …. of naar andere verdelers
van het net toe … en dergelijke meer.

Belangrijk Hierbij moet men wel rekening houden met het feit dat facturen Geannuleerd
door de gebruiker als niet ontvangen facturen worden beschouwd, bij de
berekening van het rapport voor marge en bonussysteem. Het is dus
aangewezen dit zo weinig mogelijk te gebruiken om de financiële bonus veilig te
stellen.

 

1.3 Hoe MIS II beheren?

1.3.1 Procedure

In het kader van een correct beheer van MIS II & verzendingen stellen wij volgende procedure voor:

  • Stap 1: Selecteer in Navision de MIS II module: u ziet het menu van MIS verschijnen.
  • Stap 2: Selecteer het onderdeel Te verzenden gegevens: u ziet de tabel met de
    gegevens die dienen verzonden te worden.
  • Stap 3: Plaats de filter Status procedure op Nog te vervolledigen en de Type fiche/
    factuur-filter op Klant: u krijgt een overzicht van alle klanten die verzonden dienen te worden maar waarvan de export geblokkeerd wordt omwille van het ontbreken van één of meerdere noodzakelijke gegevens; indien het venster leeg is, mag u onmiddellijk overgaan naar stap 5.
  • Stap 4: U overloopt deze lijst met klanten en gaat na wat er mis is – via Opmerkingen – en
    u vult aan waar nodig in de betrokken fiches – via Toon fiche; van zodra alle noodzakelijke
    gegevens zijn aangevuld verdwijnt de betrokken fiche uit deze lijst en zal deze kunnen
    teruggevonden worden onder de Klantenfiches met de status Klaar voor verzending.
  • Stap 5: Vervolgens gaat u terug naar de filter Type fiche/factuur en plaatst u deze op
    Voertuig terwijl u de andere filter op Nog te vervolledigen laat staan. Nu krijgt u dezelfde
    situatie op het niveau van de voertuigen; deze fiches zijn geblokkeerd omwille van het
    ontbreken van één of meerdere noodzakelijke gegevens of omdat u als bestuurder een
    bedrijf hebt opgegeven; zolang u niets doet zullen deze niet kunnen verzonden worden;
    indien het venster leeg is, mag u onmiddellijk overgaan naar stap 7.
  • Stap 6: U overloopt deze lijst en gaat na wat er mis is – via Opmerkingen – en u vult aan
    of corrigeert waar nodig; zodra alles ok is zal u zien dat de betrokken fiche uit deze lijst
    verdwijnt; u zal de fiche terugvinden in de lijst van voertuigen met status Klaar voor
    verzending.
  • Stap 7: Als u deze stappen heeft doorlopen zullen de gerelateerde facturen vrijgegeven zijn
    voor verzending en is de controle ten einde.

1.3.1.1 Wat verstaan we onder noodzakelijke gegevens?

Voor de klantenfiches zijn volgende velden noodzakelijk in te vullen opdat de kaart verzendbaar
wordt:

  • Titel code
  • Voornaam (dit geldt niet voor een bedrijf – indien niet gekend, plaats dan een ‘?’ en tracht
    tegen volgende verzending dit gegeven te weten komen)
  • Naam
  • Taal
  • Volledig adres (Geen straatnummer verplicht voor bedrijf)
  • Minimaal één telefoonnummer (minimaal 9 tekens startend met nul) (indien het over een
    geheim nummer gaat, gelieve dan geen telefoonnummer in te vullen en enkel Niet bellen te
    activeren!)
  • Correcte registratievelden voor Klant type en Klantgroepcode. MIS II baseert zich hiervoor
    op de relatietabel die een logische link legt tussen Titel code en Klant type op de
    Klantenfiche (§ Relatietabel Titelcode - Klanttype).

  • Een BTW-nummer is enkel verplicht voor bedrijven, tenzij het gaat om bedrijven zonder
    BTW-nummer zoals bv. een tandartspraktijk onder vennootschap, e.a. In dergelijke gevallen
    volstaat het Niet BTW-plichtig in het tabblad Algemeen op de Klantenfiche aan te
    vinken.
INFO Op de website van www.unizo.be kan u op basis van een adres een BTWnummer
terugvinden.

Belangrijk is te onthouden dat een bedrijf niet kan gebruikt worden als bestuurder. Dus zelfs voor een eenmanszaak ondergebracht in een vennootschapsvorm moeten er dus twee fiches aangemaakt worden. Eén met de klant als bestuurder en één met de klant als facturatieklant.

INFO Natuurlijke personen die over een BTW-nummer beschikken kunnen wel als
bestuurder opgegeven worden. Bv. Dhr. Janssens – Klanttype: Man – BTWnr.:
BE 432.222.456.

Voor de voertuigfiche dienen volgende gegevens ingevuld te worden zodat deze klaar wordt gezet
voor verzending:

  • Chassisnummer (17 karakters)
  • Merk
  • Model (Wordt ingevuld a.d.h.v. chassisnummer)
  • Nummerplaat: Het is eveneens toegelaten om het Productienummer te hanteren als voorlopig Plaatnummer, maar omdat dit kan aanleiding geven tot verwerpingen indien er een achterstand bestaat in de verwerking van de MIS-gegevens (interferentieprobleem tussen de Mobility Card en MIS bestanden), zal de voertuigfiche geblokkeerd worden voor verzending omdat het systeem veronderstelt dat het niet om de werkelijke nummerplaat gaat.
  • Km-stand: In de MIS II is het mogelijk om voor nieuwe voertuigen 0 kilometers in te vullen.
  • Eerste inschrijvingsdatum (Indien niet gekend, datum die dit het best benadert bv.
    leveringsdatum)
  • Geldige bestuurder (Geen bedrijf)

1.3.1.2 MIS-opmerkingen ten gevolge van opmaak order voor SV & SS factuur

Wanneer men een SOS of een SOV-order aanmaakt voor een klant waarvoor gegevens ontbreken,
zal automatisch een pop-up venster verschijnen of heeft men de mogelijkheid om in het tabblad
Algemeen via het veld Aantal opmerkingen een venster te openen waar eveneens de MISopmerkingen zijn in opgenomen. Dit biedt het grote voordeel dat nog voor de opmaak van de factuur – dus ook alvorens de klant het voertuig terug komt ophalen (!) – men onmiddellijk weet welke noodzakelijke gegevens ontbreken om een geldige verzending te kunnen uitvoeren.

1.3.1.3 Wat met facturatie verkoop tweedehands voertuigen?

Hier onderscheiden we volgende scenario’s:

  • Ofwel gaat het om rechtstreekse verkoop aan de eindklant en beschikt men over alle gegevens die nodig zijn om een succesvolle verzending te realiseren.
  • Ofwel gaat het om verkoop aan handelaars (geen eindklant) en heeft men als enige contact
    de handelaar in kwestie:
    • Indien het gaat om een handelaar die min of meer op regelmatige basis ook naar de
      concessie komt voor onderhoud/technische ondersteuning en zodoende als klant
      kan beschouwd worden, wordt aangeraden om deze op te geven als bestuurder van
      het betrokken voertuig en dit met een geldig telefoonnummer.
    • Indien het eerder om sporadische contacten gaat, mag voor de betrokken voertuigen
      als contact de naam van verdeler of een fictieve klant opgegeven worden (Het is ook
      niet nodig om Niet bellen te activeren) indien u niet over de gegevens van de
      handelaar beschikt.

1.3.2 Functies

1.3.2.1 Bedrijf als bestuurder

Heel belangrijk is om de nadruk leggen op het feit dat een bedrijf als bestuurder niet kan. Het
systeem zal een herkenning doorvoeren op het niveau van de titelcode en klanttype en het zal
nakijken of de bestuurder al dan niet een BTW-nummer heeft. Indien wel, dan zal de MIS hieromtrent een opmerking geven.

1.3.2.2 Kleuraanduiding

In het vorige systeem van de MIS konden facturen en fiches enkel voorkomen in het rood en in het zwart. In de MIS II kunnen deze ook blauw kleuren. Indien de facturen in het rood staan betekent dit voor de servicefacturen dat er al vijf dagen zijn overschreden en dat er dus nog maar twee dagen overblijven om de factuur in orde te brengen voor de verzending. Indien het om een verkoopfactuur gaat, dan betekent de rode kleur dat er 28 dagen voorbij zijn en dat er dus ook maar slechts twee dagen overblijven. Bij de blauw gekleurde facturen is de termijn van versturen reeds overschreven.

1.3.2.3 Verzendingen

Zoals u kunt zien in het algemeen scherm van Navision - Incadea onder MIS, is de Export-knop
verdwenen. Alle facturen en fiches die in het zwart verschijnen in de lijst van Te verzenden
gegevens, worden iedere nacht automatisch geëxporteerd.

INFO MIS identificeert volledig autonoom wat dient verzonden te worden

 

1.3.2.3.1 Algemeen principe

Het spreekt voor zich dat een oproep naar een klant slechts kan uitgevoerd worden als men over de Heilige Drievuldigheid: factuur - voertuig - klant beschikt en dat deze entiteiten steeds over de
meest recente informatie dienen te beschikken. Hierbij gelden volgende regels:

  • Factuur – voertuig – klanten zijn aan elkaar verbonden door welbepaalde sleutels:
    1. Factuur – voertuig: chassis en nummerplaat
    2. Voertuig – klant: klantnummer
  • Cascade factuur > voertuig > klant:
    1. De voertuigfiche kan slechts aanvaard worden als de corresponderende bestuurder klantfiche ook ontvangen en aanvaard werd.
    2. Factuur kan slechts aanvaard worden als de corresponderende voertuigfiche ontvangen
    en aanvaard werd.

1.3.2.3.2 Verzendingsregels

1.3.2.3.2.1 Klantenfiche

  • Nieuw aangemaakte fiche
    Een nieuw aangemaakte klantenfiche zal nooit alleen doorgezonden worden. Deze fiche zal
    enkel samen met voertuig en factuur vertrekken.
  • Aangepaste fiche
    Een aangepaste klantenfiche kan enkel verzonden worden als deze reeds eerder verzonden
    werd en op voorwaarde dat deze als order-of facturatieklant gerelateerd was aan factuur.

1.3.2.3.2.2 Voertuigfiche

  • Nieuw aangemaakte fiche
    In dit scenario gaat de voertuig alleen vertrekken als factuur wordt doorgezonden.
  • Aangepaste fiche
    Een aangepaste voertuigfiche kan alleen doorgezonden worden als deze al eens verzonden
    werd, gekoppeld aan een factuur.

Wanneer een Voertuigfiche wordt geselecteerd voor verzending zal ook steeds worden nagegaan of de verbonden Klantenfiche(s) ook dienen meegestuurd te worden. Dit is immers noodzakelijk
mochten deze sinds de laatste verzending een wijziging hebben ondergaan.
Hoe wordt dit laatste bepaald? Het volstaat een eenvoudige vergelijking te maken tussen de Datum van de laatste verzending en de Datum van de laatste aanpassing: als de eerste ouder is dan de laatste, is er een aanpassing gebeurd en zal de Klantenfiche voor verzending worden
weerhouden – indien beide data aan elkaar gelijk zijn, wil dit zeggen dat er geen wijziging van
gegevens is geweest en moet de fiche niet mee verzonden worden.

1.3.2.3.2.3 Factuur

Wanneer een factuur kan verzonden worden – d.w.z. als alle noodzakelijke gegevens aanwezig zijn
en bestuurder is een natuurlijke persoon – zal nagegaan worden of de verbonden Voertuigfiche
eveneens dient verzonden te worden. We onderscheiden zodoende volgende scenario’s:

  • De Voertuigfiche is nog nooit verzonden, het gaat om een nieuwe voertuig: in dit geval zal
    de voertuigfiche met de factuur meegestuurd worden.
  • De Voertuigfiche is al eens verzonden en zodoende dienen we na te gaan of er sinds de
    laatste verzending al dan niet een verandering is geweest. Dit kunnen we wederom
    eenvoudig bepalen door een vergelijk te maken tussen de Datum van de laatste
    verzending en de Datum van de laatste aanpassing: indien de eerste ouder is dan de
    laatste, dan heeft er zich een wijziging voorgedaan en zal de fiche mee verzonden worden.
    Indien daarentegen beide data aan elkaar gelijk zijn, houdt dit in dat er geen aanpassing is
    geweest en zal de fiche ook niet opgestuurd worden.

Ook zal nagegaan worden of de aan de voertuig verbonden Klantenfiche(s) dienen mee verzonden
te worden. Naar analogie met de situatie van de voertuigen onderscheiden we volgende scenario’s:

  • De Klantenfiche is nog nooit verzonden, het gaat om een nieuwe fiche: in dit geval zal de
    klantenfiche met de factuur meegestuurd worden.
  • De Klantenfiche is al eens verzonden en zodoende zal gecontroleerd worden of er sinds de
    laatste verzending een aanpassing is geweest. Enkel indien de Datum van de laatste
    aanpassing recenter is dan de Datum van de laatste verzending zal ook de klantenfiche
    mee verzonden worden

1.3.2.4 Herverzenden - DQR

Dagelijks zal de MIS module automatisch de gegevens, die klaar zijn voor verzending uit de Te
verzenden gegevens, exporteren. Deze gegevens worden dagelijks verwerkt bij Calidat. Na deze
verwerking ontvangt de MIS-verantwoordelijke een DQR. Dit is een Data Quality Rapport die cijfers bevat van de facturen/voertuig-/klantfiches die de dag ervoor geëxporteerd zijn. De DQR vermeldt ook de facturen die verworpen zijn op voertuig (of andere reden) en op datum.


Op basis van het nummer van een verworpen factuur, die men kan terugvinden op de DQR’s, kan
een herverzendactie uitgevoerd worden.


Met het nummer van bijvoorbeeld een verworpen verkoopfactuur, zoekt u de betreffende factuur op onder Geboekte facturen in het algemeen scherm van Verkopen voertuigen. Of voor
servicefacturen onder Geboekte facturen in het algemeen scherm van Beheer Werkplaats. Alle
facturen zijn natuurlijk ook terug te vinden in het MIS archief.


Eenmaal de juiste factuur gevonden, klikt men op Functies onderaan de factuur en vervolgens op
Resubmit Invoice/Resend to MIS. (Zoals hieronder aangeduid)

Eenmaal dit gedaan is, zal men de te herverzenden factuur in de overzichtstabel Te verzenden
gegevens terugvinden en zullen zowel factuur als voertuig als verbonden klanten opnieuw verzonden worden onafhankelijk van het gegeven of er in de betrokken klanten-voertuigfiches al dan niet aanpassingen zijn geweest.

1.3.2.5 Geannuleerd door het systeem

We kunnen verschillende situaties onderscheiden waarbij de factuur het statuut Geannuleerd door het systeem kan krijgen.

1.3.2.5.1 Facturatie van prestaties op stockvoertuigen

Indien door het systeem kan vastgesteld worden dat het om een dergelijk type van facturatie gaat, zal deze factuur niet geselecteerd worden voor verzending.
Dit kan door MIS achterhaald worden indien als facturatie-klant de Garantieklant wordt genomen, het voertuig de status Nieuw voertuig heeft en de bestuurder op Interne klant staat.

1.3.2.5.2 Facturatie van prestaties op voertuig concessie

Dikwijls komt het voor dat een factuur wordt gemaakt voor prestaties uitgevoerd op een
vervangvoertuig of ander type voertuig toebehorend aan uw concessie. Ook hier zal MIS – indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan – kunnen achterhalen dat het om dit type situatie gaat en zal zodoende de factuur ook niet verzonden worden.
Aan welke voorwaarden dient voldaan te zijn: vooreerst dient onder Financieel – Instellingen –
Bedrijfsgegevens en meer bepaald het tabblad Other in het veld Klantnummer de nummer van uw concessie opgenomen te zijn. Een tweede voorwaarde waaraan men dient te beantwoorden, is dat de betrokken voertuigfiche van dit type voertuigen een duidelijk relatie dient te hebben naar uw concessie geïdentificeerd als Bedrijf onder de rubriek Financieel.

1.3.2.5.3 Facturatie volledig gecrediteerd voor export

Indien een factuur voor de export volledig wordt gecrediteerd zal deze automatisch de status
Geannuleerd door het systeem krijgen op voorwaarde dat het Vereffeningsnummer wordt
ingevuld.

Het gebruik van het Vereffeningsnummer geldt enkel als een factuur volledig wordt gecrediteerd. Dit wordt ofwel manueel ingevuld ofwel automatisch door het gebruik van de functie Document kopiëren.

1.3.2.5.4 Facturatie naar intercompany

Indien uw concessie deel uitmaakt van een groep verdelers en we krijgen te maken met een
facturatie van uw concessie naar een andere verdeler die deel uitmaakt van dezelfde groep dan kan vermeden worden dat deze opgenomen wordt in de Te verzenden gegevens. Hiervoor moet op de fiche van de facturatie-klant in het tabblad Facturering, het veldje Intercompany aangevinkt staan. Hierdoor zullen deze documenten de status Geannuleerd door het systeem krijgen en opgenomen worden in het Archief.

 

1.3.2.6 Kolom Vorig documentnummer in tabel Te verzenden gegevens

Ter gelegenheid van de opmaak van een factuur ter vervanging van een eerdere factuur die integraal gecrediteerd werd maar ondertussen al verzonden is, is het aangewezen om in het order in het veld Vorig factuurnummer op te geven welke factuur deze nieuwe vervangt.
U zal zodoende zien dat op de lijn van deze nieuwe factuur het veld Vorig documentnummer zal
gevuld zijn.

Moest voorgaande actie niet uitgevoerd zijn ter gelegenheid van de opmaak van de nieuwe factuur, volstaat het het nummer van de originele factuur manueel in te voeren in het venster onder de knop Te verzenden gegevens in de kolom Vorig Factuurnr..


Dit geeft ons de mogelijkheid om ter gelegenheid van de participatieberekening onmiddellijk over de juiste informatie te beschikken en een snelle en rechtvaardige beoordeling te kunnen waarmaken.

1.3.2.7 Informatie betreffende afleverende locatie

In het venster onder Te verzenden gegevens vindt men een kolom terug met de benaming Locatie. Deze kolom wordt enkel gebruikt door verdelers die over een bijhuis beschikken waar ook nieuwe voertuigen fysisch worden verkocht en afgeleverd.


Teneinde aan BMW Group Belux te kunnen meedelen welke nieuwe voertuigen door het bijhuis zijn
verkocht en afgeleverd kan gebruik gemaakt worden van deze functionaliteit.


Elke verkoopfactuur zal in ieder geval in het hoofdhuis gemaakt worden en zal zodoende ook in de
lijst van Te verzenden gegevens opgenomen worden. Voor de concessies waar de verkoop alsook de aflevering fysisch heeft plaats gevonden in het bijhuis wordt gevraagd de code van het bijhuis in de kolom te activeren. Dit kan men door zich op de betrokken kolom van de factuur-lijn te plaatsen en via [F6] de juiste code te selecteren.

1.3.2.8 Relatietabel Titelcode - Klanttype

U zult merken dat voor elke Titelcode die in Navision is gedefinieerd bij de creatie van een
Klantenfiche onmiddellijk het juiste Klanttype wordt meegegeven. Hiervoor baseert Navision zich op de relatietabel Titelcode – Klantype. Mochten er bij gelegenheid nieuwe Titelcodes aangemaakt worden, is het wel noodzakelijk om ook weer het juiste Klanttype in te stellen. Hiervoor kan u contact opnemen met de Service Desk van Navision bij Carya Group.

1.4 Tips & Tricks

Er wordt ten sterkste aangeraden om zo regelmatig mogelijk verzendingen van de gegevens te doen, indien mogelijk dagelijks.
Probeer ervoor te zorgen dat steeds meer dan één persoon goed met het systeem kan werken. Dit
verhindert dat bij lange afwezigheid van de MIS-verantwoordelijke minder goede verzendingen tot
stand komen.
Daarnaast is het ook van groot belang dat een wissel in de MIS-verantwoordelijkheid gemeld wordt. Zo kan de nieuwe verantwoordelijke, indien nodig, een opleiding krijgen binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek.
Indien u van plan bent om belangrijke wijzigingen door te voeren op klanten- en/of voertuigdatabase, gelieve ons daarover voorafgaand in te lichten, zodat Calidat zich kan voorbereiden op verwerking van een extra hoeveelheid gegevens.

 

Klik op deze knop om dit bericht te Volgen . Of volg automatisch dit bericht door hieronder een opmerking toe te voegen.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Beantwoordt dit je vraag niet?

Laat ons dan helpen. Neem rechtstreeks contact op door een [link_start]aanvraag in te dienen[link_end].

Opmerkingen

Copyright Carya Group 2013

Ons support team staat 6 dagen op 7 voor u klaar. Maandag t.e.m. vrijdag van 07u00 tot 18u30, zaterdag van 09u00 tot 16u30.