Handleiding Document Capture

Introductie
Document Capture is een Add-On module voor Microsoft Dynamics NAV welke u de mogelijkheid biedt om al uw documenten te scannen, registreren en te archiveren.

Informatie kan automatisch uit uw gescande facturen gedistilleerd worden, gebruik makend van geavanceerde sjabloon en document analyses, waarna deze in effectieve inkoop documenten worden geconverteerd in de inkoopmodule.

Tegelijkertijd is het altijd mogelijk om het originele factuur opnieuw te raadplegen en dit slechts in enkele muisklikken.

Deze handleiding geeft u inzicht tot de basis setup van Document Capture alsook in het gebruik van de modules voor scanning, registratie & archivering van inkoopfacturen.

 

Scanning & OCR Verwerking
Introductie
Vooraleer je kan werken met documenten moeten deze gescand en geïmporteerd worden. Als u documenten ontvangt via email dan zouden deze al moeten klaar staan om te importeren.
Documenten verstuurd via e-mail zouden een PDF bijlagen moeten bevatten.

Verwerkingsflow
Ga naar “Document Capture” > “Scannen & OCR”

Hier krijg je een overzicht van alle document categorieën die werden aangemaakt en de documenten die staan te wachten voor import.

Aangezien nog geen documenten gescand werden, staat er niets bij “Aantal Bestanden voor Import”.

OCR Bestanden Importeren
Na het scannen begint de OCR verwerking automatisch. De OCR verwerking gebeurt in de achtergrond en neemt ongeveer 4 tot 6 seconden per bladzijde in beslag. Op het scherm kan wel de voortgang van de OCR verwerking gevolgd worden. Wanneer documenten via e-mail verstuurd werden naar het daarvoor ingestelde e-mail adres, dan zullen deze documenten automatisch gedownload en OCR verwerkt worden.

Wanneer de bestanden verwerkt zijn moeten deze nog geïmporteerd worden in Navision. Dit gebeurd, indien zo geconfigureerd, via een automatische batch die periodiek de import zal starten. Wanneer uw bestand geïmporteerd wordt zal deze verplaatst worden van "Aantal bestanden voor import" naar "Aantal open document" of naar "Aantal geregistreerde documenten" afhankelijk of ze automatisch geregistreerd worden al dan niet.

 

Documenten en Registreren
Introductie
Registreren van documenten vindt plaats in het “Document Journaal” of op de “Document Kaart”. In het Document Journaal en op de Document kaart wordt een deel van het scherm gebruikt om een afbeelding van het actieve document te tonen.

De factuur hieronder is een voorbeeld van hoe de afbeelding er kan uitzien met een aantal oranje en blauwe kaders rond de bijschriften en waarden.

“Bijschriften” is de term voor de tekst welke gebruikt werd om een waarde te vinden. Bijv. het bijschrift voor het veld “Bedrag Incl. BTW is in het document hierboven “Total Amount” welk zich aan de rechter onderkant bevindt. Het bijschrift voor het veld “Bedrag Excl. BTW = “Sub Total” welk zich aan de linkerkant onderkant bevindt. Bijschriften zijn altijd gemarkeerd in een oranje kader.

Waarden zijn de feitelijke teksten, datums en getallen welke later in het proces tijdens de registratie gebruikt worden. In dit voorbeeld de waarde voor het “Bedrag Excl. BTW” veld = “4,500.00” en de waarde voor het veld “Bedrag incl. BTW” = “5,625.00”. Waarden worden steeds in een blauwe kader gemarkeerd.

Elk veld heeft daarom een bijschrift en een waarde. De volgende keer dat er van dezelfde leverancier een factuur ontvangen wordt zal het programma automatisch de juiste veldwaarden trachten te zoeken aan de hand van de bijschriften.

In het bovenstaande voorbeeld zal het programma zoeken naar “Sub Total” en de waarde onder het bijschrift zal meegenomen worden. Meestal veranderen de bijschriften voor dezelfde leverancier niet, tenzij deze van lay-out veranderd.

De eerste keer dat een factuur voor een nieuwe leverancier ontvangen wordt, zal het programma automatisch de bijschriften trachten te vinden aan de hand van een reeks veel voorkomende termen voor elk van de velden. Maw, om het “Bedrag excl BTW” te vinden zal het programma zoeken naar de bijschriften : Bedrag Excl. BTW, Netto Bedrag, BTW Basis, Subtotaal (en dit eventueel in meerdere talen). Als één van deze bijschriften gevonden werd zal het programma de waarde trachten te vinden, hetzij eronder of ernaast.

Als het programma een verkeerd bijschrift of waarde vindt, kan dit manueel gecorrigeerd worden. Eerst selecteer je het veld dat moet gecorrigeerd worden en daarna markeer je het correcte gebied in de afbeelding. De linkermuisknop wordt gebruikt om de waarde te markeren (blauw) de rechtermuisknop wordt gebruikt om het juiste bijschrift te markeren (oranje).

 

Inkoop Facturen Registreren
Deze handleiding is gebaseerd op het registreren van inkoopfacturen en de velden die hiervoor moeten herkend worden in de documenten.

Er zijn een aantal standaardvelden vereist als vertrekpunt, welke kunnen uitgebreid worden in de uiteindelijke installatie indien dit nodig mocht zijn. Indien andere documenttypes dienen geregistreerd te worden, zal de veldlijst er anders uitzien.

Registreren van Inkoopfacturen vindt plaats in “Document Capture” > “Document Journaal”

 

Het Document Journaal bevat 4 hoofdgebieden welke doorheen het verwerkingsproces gebruikt worden.
1) De lijst met de te verwerken documenten. Elk document wordt op een aparte lijn getoond. Wanneer een document wordt gekozen uit deze lijst, zal de lijst met velden en de afbeelding rechts in beeld geüpdate worden.
2) De lijst van velden voor het desbetreffende document. In het voorbeeld hieronder tonen we momenteel geen velden. Dit is omdat het sjabloon voor het gekozen document nog niet werd aangemaakt.
3) Een kopie van het originele document. In dit gedeelte van het scherm kan je ook de tekst markeren welke als veldwaarde in het actieve veld moet opgenomen worden.
4) Commentaren worden voortdurend geüpdate wanneer het document herkend wordt of het document gecontroleerd wordt.

In het eerste document (D000186) welke in bovenstaand scherm getoond wordt, werd de leverancier 60000 (The Warehouse N.V.) automatisch gekozen. Document Capture vond deze leverancier aan de hand van het BTW nummer welk links bovenaan de factuur vermeld staat en tevens op de leverancierskaart ingevuld staat. Gezien dit de eerste keer is dat er voor deze leverancier een document verwerkt wordt, moet je bevestigen dat het programma de juiste leverancier gevonden heeft door op “Functie” > “Herken Velden” te klikken.

Daarna zal u gevraagd worden of u een nieuw sjabloon wenst aan te maken voor de leverancier in kwestie, waarop u met “Yes” antwoord.

Een nieuw sjabloon is nu aangemaakt en een lijst van velden aan de linker onderkant werd geüpdate. Het programma heeft de relevante informatie automatisch herkend aan de hand standaardtermen die voor elk veld in het mastersjabloon werden ingesteld. De kolom “OK” aan de rechterkant van de velden geeft aan of deze velden voldoen aan de opgelegde regels.

Vooraleer u dit factuur kan registreren moet er nog een G/B rekening opgegeven worden om het totaal bedrag van deze factuur te kunnen wegboeken. Met de opzoekknop of F6 kan je het rekeningnummer uit de lijst opzoeken.

Daarna kiest u uit de lijst de G/B Rekening die voor deze factuur van toepassing is.

Nadat u de G/B Rekening gekozen heeft zal het systeem vragen of deze rekening voor alle toekomstige facturen van deze leverancier als standaard mag gebruikt worden. Indien dit het geval is kiest u “Yes”. Alle toekomstige facturen die dit sjabloon gebruiken zullen vervolgens automatisch aan deze grootboekrekening worden toegewezen.

Als alternatief om een grootboekrekeningnummer meteen aan een lijst van velden toe te wijzen, kunt u ook de knop “Sjabloon” > “Vertalingen” > Toon Rekeningen voor Bedragen” gebruiken. [N1] .Hier zal je alle bedrag velden zien staan welke overgedragen worden naar de inkooplijnen en kunt u vervolgens het rekeningtype en nummer opgeven welke op de inkooplijnen moet aangemaakt worden. Het is ook mogelijk om hier dimensiewaarden (bv. BTW Productboekingsgroep) toe te wijzen voor elk van deze lijnen, indien dit steeds op dezelfde manier mag toegewezen worden.

 

De factuur is nu klaar voor Registratie. Klik op de knop “Functie” > “Registreer” (of F11).

 

Herkennen en Toewijzen van Lijnen
Document Capture maakt het mogelijk om factuurlijnen te capteren en ze vervolgens om te zetten naar het artikelnummer van de leverancier of een intern nummer. De leveranciers artikelnummer kan geconverteerd worden naar een G/B rekening, een artikelnummer, vaste activa of toeslagnummer.
Om lijnen te kunnen capteren op een factuur is het van belang dat de factuur een goede structuur heeft en dat elk van de waarden in hun specifieke kolom kunnen herkend worden.


Elke kolom op de lijnen heeft zijn veld eigenschappen, net zoals dit bij de factuurhoofding het geval is. Dit omdat een veld bijv. kan gemarkeerd worden als vereist of speciale regels bevat waaraan voldaan moet worden. Bijkomstig worden er een aantal ingebouwde controles uitgevoerd tijdens de lijnherkenning welke nagaan of de herkende lijnen correct zijn. Deze controles worden ingesteld op de sjabloonkaart van de leverancier in kwestie. Bijv. kunt u laten controleren of de som van alle lijnen overeenstemt met “Bedrag excl. BTW” uit de factuurtotalen.

De herkenning van de factuurlijnen gebeurd vanop de Document Capture Kaart welke u kan openen vanuit het Document Journaal door te klikken op “Document” > “Kaart” of Shift-F5.

De “Document Kaart” bevat de volgende 5 hoofdgebieden:
1) Algemene document informatie voor de huidige leverancier, sjabloon en status.
2) Een lijst van velden voor het document in kwestie.
3) Een kopie van het originele document
In dit gedeelte van het scherm kan u ook de tekst selecteren die moet worden overgenomen als waarde in het actieve veld.
4) Commentaren worden voortdurend geüpdatet tijdens de herkenning of controle van het document.
5) Document lijnen.

Vooraleer de lijnen kunnen herkend worden moet u aan het systeem meegeven waar de verschillende kolommen op het document kunnen teruggevonden worden. Dit wordt gedaan door eerst het veld (sectie 5) te selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop de kolom op de originele factuur te selecteren.

Eerst wordt de kolom “Nr” geselecteerd in de documentlijnen:

Daarna wordt het bijschrift “Artikel” in de afbeelding gemarkeerd met de rechtermuisknop ingedrukt. (oranje).

Vervolgens selecteer je de volgende kolom in de documentlijnen en markeer je weer de overeenkomstige kolom in de afbeelding. Het is niet noodzakelijk om alle kolommen te detecteren indien deze niet bestaan in de originele factuur.
Wanneer alle relevante kolommen gepaard zijn met een bijschrift kolom op de originele factuur (afbeelding) voert u opnieuw de “Functie” > “Herken Velden” uit.

Alle factuurlijnen worden herkend en staan automatisch ingevuld bij de documentlijnen. Van hieruit kan kan je de lijnen nog steeds corrigeren alvorens ze over te dragen naar de eigenlijke inkoopfactuur. Als er een discrepantie is tussen Aantal, Eenheidsprijs, Korting en Lijn Bedrag in een lijn, dan zal deze niet gemarkeerd worden als “OK” en moet de fout eerst gecorrigeerd worden vooraleer u de factuur kunt registreren.

Op de factuur werd het artikelnummer van de leverancier herkend. Alvorens we de factuur kunnen registreren moeten we aan het systeem duidelijk maken naar welk intern nummer dit moet vertaald worden. Deze vertaling kunt u uitvoeren onder “Sjabloon” > “Vertalingen” > “Toon Lijnvertalingen”.

Het veld “Vertaal van” is ingevuld met het nummer van de leverancier. U kunt klikken op de opzoek knop () rechts in het veld “Vertaal Van” om het artikelnummer van de leverancier uit een lijst te kiezen. In de “Vertaal naar Type” en “Vertaal naar Nr.” velden kan u het intern type en het nummer kiezen naar waar dit leveranciers artikel moet vertaald worden.

Optioneel kan je ook de afwijkingscode, eenheidscode en de vertaling voor de omschrijving kiezen. Het is ook mogelijk om dimensiewaarden op te geven die door het system moeten gebruikt worden bij het aanmaken van de inkooplijnen.

De factuur is nu klaar om geregistreerd te worden wat u kunt doen vanaf de “Document Kaart” of “Document Journaal” (F11).

 

Klik op deze knop om dit bericht te Volgen . Of volg automatisch dit bericht door hieronder een opmerking toe te voegen.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Beantwoordt dit je vraag niet?

Laat ons dan helpen. Neem rechtstreeks contact op door een [link_start]aanvraag in te dienen[link_end].

Opmerkingen

  • Avatar
    Alexander De Ruysser

    Heartbeat

Copyright Carya Group 2013

Ons support team staat 6 dagen op 7 voor u klaar. Maandag t.e.m. vrijdag van 07u00 tot 18u30, zaterdag van 09u00 tot 16u30.